Privacystatement Rodersana
Rodersana is een erkende verslavingszorginstelling waar respect, kwaliteit, resultaat en vertrouwen centraal staan. Wetenschappelijk onderbouwde neurobiologische en psychologische behandelprincipes vormen de basis van onze integrale behandelfilosofie. We streven naar een duurzame controle over elke vorm van verslaving. Onze aanpak is bewezen succesvol.
In deze privacyverklaring informeert Rodersana je over de persoonsgegevens die gedurende deze trajecten worden verwerkt en hoe deze zo goed mogelijk beschermd worden. Deze privacyverklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, zorgverwijzers en websitebezoekers.
De privacyverklaring is van toepassing op Rodersana B.V. onderdeel van Zorg van de Zaak Netwerk. In de privacyverklaring wordt met het gebruik van de naam ‘Rodersana’ Rodersana B.V. bedoeld.
Rodersana biedt dienstverlening aan cliënten, waarbij zij zich richt op professionele hulp bieden bij verslavingen en onderliggende problematiek. Rodersana ziet bescherming van jouw privacy in dit proces als de basis van de vertrouwensrelatie die Rodersana met je aangaat. Je kunt dan ook op onze zorgvuldigheid en professionaliteit vertrouwen. Om dit mede te waarborgen, is er binnen het Zorg van de Zaak Netwerk een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze ziet erop toe dat de bedrijfsonderdelen van Zorg van de Zaak, waar Rodersana onder valt, conform de privacywetgeving handelen. Hieronder kun je onze uitgangspunten ten aanzien van privacybescherming lezen.
Minimale verzameling van persoonsgegevensPersoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die met jou in verband kunnen worden gebracht. Het gaat om gegevens die iets zeggen over jou als persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn je naam, adres en contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer. Ook je burgerservicenummer (BSN), geboortedatum en het IP-adres van je computer zijn persoonsgegevens. Tot slot zijn ook gegevens die iets over jouw persoonlijkheid vertellen, zoals je interesses, persoonsgegevens.
Verder kent de wet nog de categorie bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens over jou die extra vertrouwelijk zijn. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over je gezondheid, ras, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging en politieke voorkeur.
Verwerken is een begrip uit de Europese privacywetgeving (AVG). Verwerken omvat nagenoeg alles wat gedaan kan worden met persoonsgegevens, van verzamelen tot raadplegen en vernietigen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 4, beschrijft verwerken als “het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren (samenbrengen) of combineren, afschermen, wissen en vernietigen van gegevens”.
Rodersana verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van haar werkzaamheden. Persoonsgegevens worden verwerkt voor het behalen van de volgende doelen:
Professionele zorg bieden bij verslavingsproblematiek
- Om de kwaliteit van de werkzaamheden van Rodersana te verbeteren, delen de professionals van Rodersana geregeld hun kennis en werkwijzen met collega-professionals. Hierbij worden er incidenteel casussen en dossiers besproken. Wanneer dit gebeurt buiten het behandelteam, waarborgen we dat er alleen gegevens gedeeld worden die niet tot op de persoon herleidbaar zijn.
- Daarnaast kan Rodersana steekproefsgewijs dossiertoetsen door BIG-geregistreerde collega’s laten uitvoeren, om de kwaliteit van de dossiers te verbeteren. Jouw dossier komt alleen in aanmerking voor dossiertoetsing als je hier expliciete toestemming voor geeft. Wanneer je geen toestemming geeft, wordt dit genoteerd, zodat ook in de toekomst gewaarborgd kan worden dat je dossier niet voor dossiertoetsing gebruikt zal worden.
- Verder worden dossiers ook gebruikt ten behoeve van kwaliteitscontrole bij interne en externe audits. Jouw dossier komt hier alleen voor in aanmerking als je expliciete toestemming geeft.
- Ook bouwt Rodersana rapportages op voor interne analyse en het verbeteren van de dienstverlening. Deze rapportages bevatten geen tot op de persoon herleidbare gegevens. Hierdoor bevatten ze geen gegevens die naar jou als cliënt of verwijzer te herleiden zijn. Daardoor geldt het medisch beroepsgeheim van de AVG niet meer: de rapportages bevatten immers geen persoonsgegevens meer.
- Tot slot controleren verzekeraars waar Rodersana een contract mee heeft Rodersana op kwaliteit, wetmatigheid en doelmatigheid. Dit doen ze onder andere door cliëntdossiers te bestuderen. Deze cliëntdossiers bevatten enkel gegevens die niet tot op de persoon herleidbaar zijn. Daardoor geldt het medisch beroepsgeheim van de AVG niet meer: de rapportages bevatten immers geen persoonsgegevens meer.
Kwaliteitstoetsen worden uitgevoerd op basis van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Rodersana voert kwaliteitstoetsen uit om te voldoen aan haar zorgplicht en de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening hoog te houden.
Als je een Rodersana -locatie bezoekt, is het mogelijk dat je aanwezigheid geregistreerd wordt. Er zijn twee manieren waarop dit gebeurt:
- Camerabeelden. Alleen een beperkt aantal personen die hiertoe bevoegd zijn, mogen deze beelden bekijken, en alleen als daar een concrete aanleiding toe is: bijvoorbeeld omdat er zich een incident voor heeft gedaan of om de juistheid van een klacht na te gaan. Het bekijken van camerabeelden kan alleen op de locatie waar ze opgenomen zijn, en niet buitenaf.
- Bezoekersregistratie. Wanneer je je meldt bij de receptie van een van de Rodersana-locaties, is het mogelijk dat je voor- en achternaam en tijd van de afspraak bij de receptie worden geregistreerd. Deze informatie kan door jouzelf worden opgegeven of worden aangeleverd door de persoon met wie je op de locatie een afspraak hebt. Het doel van deze registratie is het waarborgen van een juist verloop van de afspraak. De bezoekersregistratie wordt maximaal tot het einde van de werkdag bewaard.
Niet elke locatie van Rodersana heeft camera’s of bezoekersregistratie. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van camerabeelden of van bezoekersregistratie, wordt dit op de locatie aan je bekend gemaakt.
Bij de activiteiten van Rodersana kunnen verschillende partijen betrokken zijn. Dit zijn bijvoorbeeld andere behandelaren waarmee Rodersana samenwerkt bij de dienstverlening en externe partijen die vanwege wettelijke verplichtingen geïnformeerd moeten worden. Deze partijen zien alleen jouw persoonsgegevens als zij dit nodig hebben voor het uitvoeren van hun taak en wanneer dit wettelijk toegestaan is. Rodersana deelt nooit medische informatie met andere partijen zonder jouw toestemming, tenzij er een wettelijke verplichting of gerechtelijke uitspraak aan ten grondslag ligt.
De (ingehuurde) behandelaarJouw huisarts, of bedrijfsarts kan de degene zijn die jou heeft doorverwezen naar Rodersana. Aan het einde van of gedurende het behandeltraject bij Rodersana kan het van belang zijn om informatie over je behandeling te delen met deze persoon, waaronder de tussentijdse evaluatie. Als er een vermoeden is dat er sprake is van een beroepsziekte, dan kan Rodersana hier de bedrijfsarts ook op wijzen, zodat deze een melding van beroepsziekte kan doen bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCB).
Rodersana vraagt altijd om jouw toestemming voordat er medische- of gezondheidsgegevens met de bedrijfs- of huisarts worden gedeeld.
Rodersana houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Als er geen wettelijke bewaartermijn is, bewaart Rodersana gegevens niet langer dan voor het uitvoeren van de taak nodig is.
- Wettelijk is Rodersana verplicht om medische dossiers in beginsel 20 jaar te bewaren, vanaf de dag van de laatste wijziging in het dossier (of langer indien er een claim of rechtszaak loopt).
- E-mails betreffende aanmeldingen en de bijbehorende correspondentie worden maximaal 3 maanden bewaard na ontvangst.
- Overige e-mails worden maximaal 1 jaar bewaard na ontvangst.
- De wachtlijst wordt maximaal 6 maanden bewaard.
- Camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard.
- Logfiles van het medisch dossier worden minimaal 5 en maximaal 20 jaar bewaard.
- Bezoekersregistratie wordt maximaal tot het einde van de werkdag bewaard.
Wil je weten wat de bewaartermijnen zijn van gegevens die Rodersana verwerkt via haar website? Dat kun je vinden onder ‘Informatie voor websitebezoekers’.
Wil je weten welke persoonsgegevens Rodersana van jouw heeft? Wil je bepaalde gegevens laten corrigeren of over laten dragen? Of wil je onderdelen uit je (medisch) dossier laten vernietigen of je gehele dossier uit de administratie laten verwijderen? Als je gebruik wilt maken van jouw rechten, kun je een verzoek sturen naar [email protected] of het verzoek indienen bij je behandelaar of contactpersoon binnen Rodersana. De behandelaar kan je informatie geven over de mogelijkheden en de gevolgen die je verzoeken kunnen hebben op de verdere behandeling. Slechts in uitzonderlijke gevallen mag Rodersana niet aan verzoeken voldoen. Je ontvangt dan een schriftelijke toelichting.
Voordat Rodersana je verzoek in behandeling neemt, zal zij je identiteit vaststellen. Dit kan door een bezoek aan de behandelaar te brengen of door een kopie van jouw identiteitsbewijs (zonder leesbaar BSN) mee te sturen met je verzoek.
Als (een deel van) je persoonsgegevens uit het medisch dossier worden gecorrigeerd of verwijderd, wordt hiervan een aantekening gemaakt.
Welke rechten heb je als het gaat om de verwerking van jouw persoonsgegevens?Rodersana houdt zich niet alleen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, maar ook aan andere wetten. Zo is Rodersana bijvoorbeeld verplicht om medische gegevens twintig jaar lang te bewaren. Het kan dus zijn dat je je beroept op een recht onder de AVG of de WGBO, maar dat Rodersana dit verzoek moet afwijzen, omdat het in strijd is met een andere wet. Rodersana zal je hiervan altijd op de hoogte brengen. Als je verzoek deels ingewilligd kan worden, maar ook voor een deel niet, zal Rodersana je hier ook over informeren.
Ben je van mening dat Rodersana niet correct met jouw persoonsgegevens is omgegaan? Of ben je ontevreden over de dienstverlening van Rodersana? Dan kun je een klacht indienen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Ook kun je een klacht indienen bij Zorg van de Zaak Netwerk via [email protected].
Ook kun je een klacht indienen bij andere instanties en initiatieven, zoals de geschillencommissie Zorg Algemeen, nadat je de klacht aan Rodersana hebt voorgelegd
Neem dan contact op via [email protected] of met je specifieke contactpersoon binnen Rodersana.
Heb je een vraag of klacht over structurele tekortkomingen bij Rodersana op het gebied van privacybescherming? Dan kun je een bericht sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de heer J.P. van Schoonhoven. Je kunt de FG bereiken door een e-mail te sturen naar [email protected].
Bent je van mening dat de verwerking van jouw persoonsgegevens niet conform privacywetgeving verloopt? Dan kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming, de heer J.P. van Schoonhoven. Hij is bereikbaar via [email protected]. Ook kun je een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan pas nadat je de klacht aan Rodersana hebt voorgelegd.
Als je via het contactformulier of een offerte-aanvraag informatie zoekt
Als je contact wilt zoekt met Rodersana via het contactformulier, verwerkt Rodersana de volgende persoonsgegevens over jou:
- Naam
- Geslacht
- Telefoonnummer
Het doel van deze gegevens is om contact met je te kunnen zoeken. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor een goede afhandeling van je verzoek.
Voor het aanvragen van diensten door een werkgever
Een werkgever kan een cliënt aanmelden voor diensten. Hierbij worden zowel persoonsgegevens over de cliënt als over de aanmelder zelf verwerkt. Van de aanmelder worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Naam aanmelder
- Geslacht
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Naam gemeente of school
- Naam persoon die de factuur ontvangt
Van de cliënt worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Naam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Het doel van deze verwerking is om contact met zowel de werkgever als de cliënt op te kunnen nemen en de dienstverlening zo goed mogelijk te laten verlopen.
Voor het aanvragen van diensten door de zorgprofessional
Een zorgprofessional kan een cliënt naar Rodersana verwijzen voor bepaalde diensten. Hierbij worden zowel persoonsgegevens over de cliënt als over de verwijzer zelf verwerkt. Rodersana maakt hiervoor gebruik van Zorgdomein.
Rodersana maakt gebruik van cookies op haar websites. Cookies maken het voor de website en de portaalsystemen mogelijk om computers te herkennen. Dit vergemakkelijkt het gebruik van deze diensten: dankzij cookies worden instellingen onthouden, werken formulieren en video’s op de websites en krijgt Rodersana inzicht in wat wel en niet werkt. De websites van Inzicht gebruiken de volgende cookies:
Cookies die ervoor zorgen dat de website functioneertStrikt noodzakelijke functionele cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert. De cookies zijn nodig voor een goede werking van onze website. Ze hebben als doel om de website gebruiksvriendelijker te houden door het gedrag van de gebruiker bij te houden en bepaalde gebruikersvoorkeuren op te slaan. Deze cookies kun je niet weigeren zonder de werking van de website te beïnvloeden. Daarom staan deze cookies standaard aan. Je kunt deze cookies blokkeren of verwijderen door je browserinstellingen te wijzigen.
Houd er rekening mee dat als je cookies uitschakelt of weigert, sommige functies en diensten op onze website mogelijk niet meer goed werken. Daarnaast kunnen de aanbiedingen die je krijgt wanneer je ons bezoekt, minder relevant of aangepast aan je interesses zijn.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op Rodersana B.V.
Deze versie is gemaakt op 18 maart 2021. Rodersana kan deze privacyverklaring en het cookie statement aanpassen. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring periodiek te bekijken. Wijzigingen zullen via de website gecommuniceerd worden.